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作者:万花筒
链接:https://www.zhihu.com/question/31839541/answer/53539773
来源:知乎
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回答这个问题,应该首先明确:

协同办公系统可以给组织带来哪些价值?

随着组织的发展和进步,组织越来越需要高效及时地沟通信息、传达命令、请求决策、共享和复用知识等等诸多协同行为,这些建立在报告、单据、文件纸上的协作随着互联网产生了新的协作方式和工具。

 

协同管理软件以“人为中心、事件驱动、流程导航、表单呈现、内外互通、应用整合、集中共享”的协同工作模式,解决了企事业单位日常工作中80%的事务、事件的处理,通过刚性与柔性、共性与个性相结合的方式,满足不同工作管理需求,可显著提高工作效率和执行力。

协同办公系统可以为组织带来哪些价值?

 

1.提高办公效率

典型收益

潜在收益业务领域

协同办公系统应对措施和功能

提高审批速度

审批

变手工审批为电子审批

变串签流程为会签流程

简化人工操作,提高操作效率

手工的文件发送

信息的查询和检索

变手工手段为电子手段(如人工送达为电子发送)

采用办公自动流转功能

利用电子信息搜索手段

日程事件管理

信息共享管理

电子协作管理

方便信息沟通,提高沟通效率

在线即时通讯沟通

2.降低行政成本

典型收益

潜在收益业务领域

采用的措施

节约纸张费用、差旅费、通讯费用、电话、传真和邮寄的费用

工作汇报

公文审批

公文传阅

公文发布

规章制度查阅

电子审批

网上公文流转

网上公文管理

电子公告、电子杂志

规章制度电子版本上传和共享

集团会议

工作调查

分单位工作汇报

费用审批

1、移动办公

2、网络会议

3、电子汇报

4、网上审批

节约用车成本

车辆管理和调度

通过单位运营

降低办公设备成本

办公设备计划、使用、维护

办公设备管理

节约文档管理费用

文本纸张如:文化手册、制度汇编、月刊、公文、刊物等

采用知识库管理和共享文档、采用电子发布

提高信息的获取速度

业务信息的获取

办公信息的获取

网络资源链接和查询

和业务系统的集成

办公信息的综合查询

知识库的利用

3.提升管理执行力

典型收益

潜在收益业务领域

采用的措施

规范办公流程,实现标准化管理

1、计划审批、费用审批

2、公文流转

3、工作汇报

1、办公流程分析优化,,建立各类办公流程模型

2、建立操作规范、信息流程约束

3、建立电子模版下发

信息标准化

组织应用集成将以最小的代价获得最大的效益

有效的信息协同,信息交互的一致性

制定信息标准格式、标准交互方式

提高管理透明度

规范化管理

执行的追溯

执行的跟踪

所有数据均记录在系统中,保留各种操作痕迹

采用监控工具查询执行状态

对业务数据的透明访问

提高审批速度

审批

手工审批为电子审批

串行审批流程为并行审批流程

提高决策能力

计划审批

费用审批

制度的出台

和统计系统以及其它业务系统的集成,直接从业务系统中提取有用的信息

从知识库查询有用信息

提高反应速度

各种异常情况的处理

对各种意见和汇报的快速处理

对各种申请或公文的快速审批

改变手工管理,采取电子手段:如移动办公、EMAIL

从业务到协同办公的集成

通过代办工作直接找到需要处理的事宜

4.满足组织各个层次应用需求

决策层:组织总部领导和职能部门可以通过协同办公做到:

1、发布当天的各类指令信息给各级人员

2、批阅申请、计划、方案等事务、事件(包括借款、采购、报销等)

3、及时跟踪重要事件的执行情况

4、督查关联项目、关联人员的信息和状态

5、离开办公室时可移动办公,随时处理各类信息

6、与部门经理实时进行网上沟通

7、安排组织会议,随时查看会议纪要

8、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库

9、实时查询组织中的主要业务、财务报表信息

分支机构层:各驻外办事处领导可以通过协同办公做到:

1、分解、协调上级发来的各类指令

2、根据指令制定相关计划

3、发布当天的业务、事务诉求

4、处理、汇总组织内外的各类申请、计划、事件并上报上级主管

5、督查关联项目

6、和总部进行视频会议(VOIP等)、对项目进展(项目管理模块)、内部管理(关联人员模块)进行汇报沟通

执行层:组织各级部门领导可以通过协同办公做到:

1、执行上级发来的指令,反馈执行状态和结果

2、按业务流程规则完成本岗位工作

3、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库

4、实时与组织部门、外部人员进行沟通、协调

5、及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录

6、填写工作中相关数据报表,上报审批

员工层:各部门普通员工可以通过协同办公做到:

我每天一开电脑,总要做的几件事是:

1、执行上级发来的指令,反馈执行状态和结果

2、按业务流程规则完成本岗位工作

3、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库

4、实时与组织部门、外部人员进行沟通、协调

5、及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录

6、填写工作中相关数据报表,上报审批

外联层:如各级代理商、客户、合作伙伴等可以通过协同办公做到:

1、查询他们组织对外发布的产品、市场信息

2、及时反馈产品、市场、客户的需求信息

3、填写订货单、售后服务卡和维护单,传给他们组织

4、享受组织提供的网络服务

5、直接与组织的关联人员进行在线沟通与咨询

5. 协同对应的解决之道:

知识共享,提升学习能力
各个部门设立文档夹,存放部门文档;
知识、经验、过程信息集中存储、共享、统一管理;
分类、控制信息,根据内容授权学习,方便、灵活。

过程控制,规范管理
制度流程驱动、表单展现,提高管理能见度;
随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性;
组织级体系化管理手段实施平台。

敏捷组织,快速响应
协同与邮件打通等手段,把外部信息的响应转化为内部协同,减少信息衰减;
由下而上的信息呈报,缩短信息对称时间、过程;
随需应变组建“跨部门”的动态项目团队;
内部流程处理结果转化为向下的反馈和对外部及时响应;
移动协同,实时审批、处理。

改善沟通,促进文化建设
以公告、新闻、论坛等多种方式和手段建立立体沟通平台;
增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设。

整合IT系统信息资源
集中式存储各系统管理;
无需记忆密码,单点登录关联其他应用;
与ERP等系统数据耦合。

有效减少运营成本
无纸化办公,节约会议成本;
大大降低通讯费用;
提升单兵效率,有效抑制人力数量增长。

6. 对企事业单位的价值贡献:

协同软件既是个人在组织中的门户和工具,又是组织中各角色共享的协同工作平台,它的价值可从定性和定量两个方面来体现:

个人的门户和工具:有效管理您的事件、业务、时间、计划、日程及所属资源等,并高度关联各要素。

团队协同工作平台:

1、提供组织级流程和规则,规范行为管理模式,提高组织复制力;
2、实现跨越组织、跨地域的管理,降低营运成本,提高组织敏捷性;
3、有效改善组织内外沟通,改善工作氛围,提高企业文化建设力;
4、提高组织的学习能力,共享知识资源,降低人力资源成本;
5、全程记录监控事务处理的流程、状态、结果,提高团队执行力;
6、整合信息孤岛,融合业务系统
……

7、协同给企事业带来巨大效益:

1、人均事务处理效率提高 >15%
2、团队组织沟通效率提高 >30%
3、组织学习能力提高 >20%
4、减少人力资源扩张 >8%
5、团队计划控制能力提高 >20%
6、办公及通讯、差旅费节约 >15%

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